Umstellen auf Mac-HaBu / Win-HaBu / Lin-HaBu

[ManfredRichter]

Viele neue Anwender von Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) haben zuvor ein anderes Buchhaltungsprogramm genutzt. Hier stellt sich die Frage wie man die bisherigen Daten am einfachsten nach Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) überträgt.

Prinzipiell ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel des Buchhaltungsprogramms ein Geschäftsjahreswechsel. In diesem Fall kann man mit dem bisherigen Programm den Abschluss durchführen. Im darauffolgenden Geschäftsjahr beginnt man mit dem neuen Programm. Der große Vorteil bei dieser Vorgehensweise ist, dass man mit dem Wechsel auch Änderungen an den Stammdaten durchführen kann.

Soll der Wechsel im laufenden Geschäftsjahr erfolgen, muss man die Daten aus dem bisherigen Programm nach Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) übertragen. Jedes Buchhaltungsprogramm legt die Daten (Konten, Buchungen,…) auf unterschiedliche Weise ab. Deshalb ist ein Wechsel ohne Anpassungen in den seltensten Fällen möglich. Aufgrund der Vielzahl der auf dem Markt befindlichen Systeme und Versionen ist es auch nicht möglich einen allgemeingültigen Konverter zu erstellen. Trotzdem ist es relativ einfach möglich eine bestehende Buchhaltung zu übertragen. Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) besitzt dazu eine Vielzahl an Schnittstellen.

Als erstes sollte man prüfen, ob die Stammdaten übertragen werden können, oder ob man besser auf einem bestehenden Kontenplan (SKR03, SKR04,…) aufsetzt. Sollen die Stammdaten übertragen werden, müssen diese aus dem bisherigen Programm exportiert werden. Danach können Sie beispielsweise mit Excel an das Format von Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) angepasst werden. Im letzten Schritt liest man diese in Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) ein. Als nächstes müssen die Bewegdaten (Journal) übertragen werden. Hierzu bietet fasst jedes Programm eine Datev-Schnittstelle. Der Vorteil dieser Schnittstelle ist, dass die Daten ohne Anpassung übertragen werden können. Steht keine Datev-Schnittstelle zur Verfügung, können auch die anderen Schnittstellen (Textdatei, Excel,…) benutzt werden. Nachdem alle Daten übertragen sind, sollte man das Ergebnis überprüfen. Hier kann die Saldenliste behilflich sein. Auch müssen alle Voreinstellungen in Mac-HaBu (Win-HaBu, Lin-HaBu) vorgenommen werden.

Möchten Sie eine solche Umstellung nicht selbst vornehmen, können wir Ihnen diese auch im Rahmen unseres Sorglosservice anbieten. Wir beraten Sie gerne.